Quando eu comecei os meus trabalhos
contábeis a minha função era receber as notas que vinham de COMPRAS e separá-las
por tipo (Serviço, ICMS e de Saída), por data e por obra...
Depois que eu separava, eu
digitava-as em uma planilha do Excel igual a que é mostrada na imagem seguinte:
Depois que eu digitava as notas em suas respectivas obras eu copiava e as colavam na parte de baixo da planilha em outra parte como é mostrado na imagem seguinte:
Essa segunda planilha eu imprimia e enviava ao escritório fiscal junto com as notas fiscais...
Depois que eu digitava as notas em suas respectivas obras eu copiava e as colavam na parte de baixo da planilha em outra parte como é mostrado na imagem seguinte:
Essa segunda planilha eu imprimia e enviava ao escritório fiscal junto com as notas fiscais...
Antes de enviar as notas fiscais ao
setor fiscal, eu tirava cópia de cada uma e depois as arquiva separando-as por
mês e obra (As de ICMS e de Saída eu enviava as originais e arquivava as cópias
e as de Serviços eu enviava as cópias e arquivava as originais...
Durante mais ou menos um ano, o meu
serviço era exclusivamente este...
No setor onde eu trabalhava, além de
mim tinham mais duas pessoas que era o gestor da sala e uma colega de trabalho que
provisionava as notas fiscais no sistema contábil...
Eram muitas notas fiscais por dia e
eu tinha que dar conta de todas, pois havia prazo para enviá-las para o
escritório fiscal...
Passado algum tempo, o gestor do
setor criou um LOGIN pra eu acessar o sistema e me pediu para ficar olhando o
que a minha colega de trabalho fazia e me passou algumas novas atribuições, por
exemplo, como se fazia o lançamento de UM CRÉDITO PARA UM DÉBITO...
Sem entender bem, eu já lançava
notas fiscais no sistema contábil...
Veja passo a passo de como deve ser
feito:
1. Eu verificava a data da nota fiscal e
digitava no campo DATA no sistema contábil,
2. Depois que eu digitava a data da nota
fiscal, eu escolhia uma das opções que o sistema me dava que eram:
a. UM DÉBITO PARA VÁRIOS CRÉDITOS
b. UM CRÉDITO PARA VÁRIOS DÉBITOS
c. UM DÉBITO PARA UM CRÉDITO
i.
Eu
escolhia UM DÉBITO PARA UM CRÉDITO, pois no início eu fazia o lançamento
contábil mais simples
d. VÁRIOS DÉBITOS PARA VÁRIOS CRÉDITOS
3. Depois eu passava para o campo DÉBITO
onde eu digitava uma conta que indicava para onde ia o material comprado que
podia ser para uma obra ativa ou para uma conta do administrativo que eram
referentes ao escritório de Arapiraca ou para o escritório central,
4. Quando eu digitava uma conta no campo
DÉBITO, eu ia ao campo CRÉDITO que era do fornecedor da nota fiscal
5. Depois que eu digitava a conta do
fornecedor da nota fiscal no campo CRÉDITO, eu acessava o campo VALOR e
digitava o valor da nota fiscal
6. Depois de digitar o valor da nota
fiscal, eu acessava o campo HISTÓRICO e digitava o número do HISTÓRICO que eu
estava querendo no momento que no meu caso, no início eu utilizava o código 56,
7. Depois que digitava o número 56,
tinha que dar um ENTER e automaticamente em outro campo de descrição do
HISTÓRICO aparecia o seguinte texto: “COMPRA DE MERCADORIA CONFORME NF°” onde
eu colocava o número da nota fiscal
8. Depois de digitar o número da nota
fiscal, eu dava um ENTER e aparecia outra página na qual se devia colocar o
CENTRO de custo da obra que a nota fiscal pertencia e nesta parte tinham dois
campos onde eu devia digitar o número do centro de custo a DÉBITO e a CRÉDITO.
Antes de iniciar a prática eu tive
que aprender por que se DEBITAVA e CREDITAVA determinada conta...
Veja como eu aprendi a DEBITAR e CREDITAR
as contas...
O meu Gestor disse que quando
determinada obra, o escritório de Arapiraca ou o escritório central está
precisando de algum material, então comunica ao setor de COMPRAS que logo faz
algumas cotações e escolhe o fornecedor para fazer determinada compra e quando
chega o material, este vem acompanhado da nota fiscal que posteriormente deve
ser lançada no sistema financeiro para poder ser paga, daí esta nota vai pra
CONTABILIDADE, onde a gente deve lançar no sistema contábil...
Segue uma explicação passo a passo do
porquê de DEBITAR e CREDITAR em contas diferentes:
1. Quando o material chega, ele vai pro
estoque, então DEBITA a conta da obra pra onde o material foi ou a conta do
ADMINISTRATIVO que se refere a materiais de escritório, de limpeza, de consumo,
entre outros, que vai pra o escritório de Arapiraca ou escritório central...
a. Contabilmente falando, deve-se
DEBITAR no ESTOQUE que é uma conta que faz parte do ATIVO...
b. Quando se DEBITA uma conta do ATIVO,
deve-se CREDITAR uma conta do PASSIVO e assim é respeitada a regra das partidas
dobradas que diz que “Para cada DÉBITO deve-se ter um CRÉDITO de igual valor e
vice-versa...
2. Após se DEBITAR a conta da obra ou do
escritório para onde foi o material solicitado, tem que CREDITAR a conta do
fornecedor que faz parte do PASSIVO
a. Existem notas fiscais que são pagas à
vista ou de bonificação que não precisam ser lançadas no sistema contábil, mas isso é assunto que
será visto mais a frente...
E assim eu passei uns 6 meses lançando notas fiscais de ICMS no
sistema contábil, até o meu gestor me passar mais uma atribuição que foi fazer
lançamento de notas fiscais de
serviços...
Diferente da notas fiscais de ICMS
que é UM DÉBITO PARA UM CRÉDITO, as notas fiscais de serviço é UM DÉBITO PARA
VÁRIOS CRÉDITOS...
A partir de agora, eu vou mostrar
como se lança no sistema contábil, as notas fiscais de Serviços...
1. As etapas de se lançar notas fiscais
de ICMS quanto de Serviços são parecidas, pois primeiramente, eu verificava a
data da nota fiscal e digitava no campo DATA no sistema contábil,
2. Depois que eu digitava a data da nota
fiscal, eu escolhia uma das opções que o sistema me dava que eram:
a. UM DÉBITO PARA VÁRIOS CRÉDITOS
i.
Eu
escolhia UM DÉBITO PARA VÁRIOS CRÉDITOS, pois eu tinha que lançar a DÉBITO em
qual obra ou escritório o serviço foi prestado e a CRÉDITO na conta de qual
fornecedor nós deveríamos pagar
ii.
Além
da conta do fornecedor para quem nós deveríamos pagar, também era preciso fazer
uma provisão na conta referente ao imposto que deveria ser pago em seu
vencimento
b. UM CRÉDITO PARA VÁRIOS DÉBITOS
c. UM DÉBITO PARA UM CRÉDITO
d. VÁRIOS DÉBITOS PARA VÁRIOS CRÉDITOS
2. Depois eu passava para o campo DÉBITO
onde eu digitava uma conta da obra de onde o serviço foi prestado ou para uma
conta do administrativo que eram referentes ao escritório de Arapiraca ou para
o escritório central,
3. Depois que eu digitava a conta de
onde o serviço tinha sido prestado, eu acessava o campo VALOR e digitava o
valor da nota fiscal de serviço
4. Depois de digitar o valor da nota
fiscal, eu acessava o campo HISTÓRICO e digitava o número do HISTÓRICO que eu
estava querendo no momento que agora não era mais 56 como na nota fiscal de
ICMS e sim 70
5. Depois que digitava o número 70,
tinha que dar um ENTER e automaticamente em outro campo de descrição do
HISTÓRICO aparecia o seguinte texto: “REFERENTE” onde eu complementava com o
seguinte: “NF SERV” e o número da nota fiscal e a RAZÃO SOCIAL do fornecedor de
onde era aquela nota fiscal de serviço
a. Depois que eu fazia as etapas
anteriores ficava no campo histórico o seguinte texto: “REFERENTE NF SERV 000
RAZÃO SOCIAL” (Este 000 representa o número da nota fiscal que eu estava
lançando) aí eu tinha que copiar “NF SERV 000 RAZÃO SOCIAL” e dar um ENTER
6. Quando eu dava um ENTER, passava para
um novo campo no qual eu devia digitar a conta do fornecedor que tinha prestado
aquele serviço e dar outro ENTER, daí ia pra um local onde eu devia colocar o
valor líquido da nota fiscal e dava outro ENTER e ia pra um campo onde eu
deveria colocar o HISTÓRICO 70 e dar mais um ENTER aonde ia pra o campo de
descrição já com o nome REFERENTE onde eu devia acrescentar LIQ NF SERV 000
(Como já foi dito, este 000 representa o número da nota fiscal que eu estava
lançando)
a. Depois de digitar o valor líquido no
campo que foi criado, eu verificava o saldo restante e este era pra CREDITAR
nas contas dos outros impostos que nesta nota fiscal de serviço é apenas ISS,
mas existem outras notas fiscais de serviços que além de ISS também têm impostos
federais,
7. Neste exemplo, estou tratando de uma
nota fiscal de serviços que tem apenas retenção de ISS, então, depois de
digitar no campo que apareceu os dados referentes ao valor líquido da nota
fiscal, eu tinha que dar mais dois ENTERS e aparecia um novo campo, no qual eu
deveria acrescentar o código referente à conta do imposto que eu devia CREDITAR
8. Neste caso eu digitava 3423 que é
referente ao ISS, depois eu dava outro ENTER, então ia pra o campo de valor,
onde eu verificava se o valor do imposto estava correto, Aí eu dava outro ENTER
e ia pra o campo HISTÓRICO, onde eu digitava 70 e dava outro ENTER e ia pra outro
campo que já tinha escrito o nome REFERENTE onde eu complementava colando o texto
que eu copiava na etapa 5 e dava dois ENTERS
9. Quando eu dava dois ENTERS aparecia
outra página na qual se devia colocar o CENTRO DE CUSTO e agora diferente de
como eu fazia quando eu estava lançando uma nota fiscal de ICMS que só era um
CENTRO DE CUSTO a DÉBITO e outro a CRÉDITO agora eu tinha que digitar um CENTRO
DE CUSTO a DÉBITO e dois CENTROS DE CUSTOS a CRÉDITO
CONTINUA AGUARDEM...
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